Stella: il bot che aiuta Gottardo a mantenere il distanziamento sociale in azienda

Con le sue 3 insegne e gli oltre 700 punti vendita, Gottardo ha dovuto fronteggiare tutti i problemi logistici e gestionali che il Covid-19 ha posto alle grandi aziende. Nel farlo, ha trovato nel chatbot un valido alleato.

La gestione delle risorse all’epoca della pandemia

Ormai abbiamo familiarizzato a tal punto col concetto di “distanziamento sociale” che ci sembra che esso abbia sempre fatto parte del nostro universo cognitivo. Eppure, fino a poco meno di un anno fa, nessuno avrebbe detto che l’organizzazione degli spazi destinati alle attività sociali, di qualsiasi natura esse fossero, sarebbe stata condizionata da un fattore nuovo, che si sarebbe andato ad aggiungere ai più classici criteri di funzionalità e comodità: la necessità di garantire tra una persona e l’altra uno spazio tale da minimizzare il rischio di trasmissione aerea del Sars Covid-19. Ogni azienda ha dovuto riorganizzare internamente i suoi spazi e le sue risorse per rispettare questo principio e ha dovuto farlo in tempi brevissimi.

Tra le varie misure, Gottardo si è trovata a dover stabilire una capienza massima per ogni sua sala riunione e a garantire che complessivamente in azienda non si superassero mai i 10 esterni presenti contemporaneamente.

Se già stabilire queste regole ha sicuramente richiesto un’analisi non banale, ancor più problematica è stata la questione di come garantirne il rispetto: era sicuramente impensabile che i singoli dipendenti, trovandosi a dover prenotare una sala riunione, ricordassero a memoria le capienze di ogni sala e controllassero se gli esterni che intendevano coinvolgere, se sommati a quelli invitati dai loro colleghi in eventuali riunioni concomitanti, non andasse a eccedere il numero massimo di esterni permesso.

L’esigenza di automatizzare il processo appariva dunque ovvia fin da subito. Assai meno ovvia era invece l’idea di farlo tramite un chatbot.

Una segretaria virtuale per tutti i dipendenti

A far propendere per il chatbot sono state alcune delle caratteristiche intrinseche delle interfacce conversazionali in generale e del prodotto Heres in particolare.

Nello specifico:

1. I chatbot sono strumenti basati su un’interfaccia (la chat) e un mezzo di comunicazione (il linguaggio naturale) a cui l’utente è abituato e che quindi non necessitano di un training specifico, cosa che invece, seppur a un livello minimo, richiederebbero plugin o applicazioni.
2. I chatbot di Heres sono integrabili con qualsiasi piattaforma o tecnologia che esponga delle API: la lettura di un calendario sale e l’applicazione di una serie di controlli e filtri sui dati ricevuti è perfettamente in linea con lo scope del prodotto.

È nata quindi Stella, che, come un’efficientissima segretaria, raccoglie le esigenze dei dipendenti Gottardo e propone loro le sale e gli slot di disponibilità più convenienti, grazie all’integrazione con Microsoft Exchange.

Prenotare una sala

Come prenotare una sala con Stella? Semplicissimo! Come con una segretaria in carne ed ossa occorre:

1. Specificare per quanti partecipanti (interni ed esterni) e per quanto tempo serve la sala
2. Specificare criteri di ricerca o preferenze aggiuntive come data, fascia oraria, necessità di attrezzatura specifica o predilezione per una data sala
3. Scegliere uno slot di disponibilità tra quelli presentati dall’assistente, già selezionati in base ai requisiti di capienza e presenza di esterni stabiliti dall’azienda.
4. Specificare eventuali titolo e descrizione dell’evento
5. Scaricare il file ics già compilato, caricarlo su outlook e aggiungere i partecipanti

L’assistente virtuale è in grado di estrarre i dati utili da una richiesta formulata in linguaggio naturale e di porre solo le domande strettamente necessarie a recuperare i dati mancanti, senza che l’utente sia obbligato a seguire un percorso rigido e vincolato come la compilazione di un form.

Stella è solo uno dei mille modi con cui un chatbot può supportare le aziende nella gestione dell’emergenza Covid-19 e, in generale, nella logistica e nella gestione delle risorse.